Ein Weiterleiten statt neun Arbeitsschritte
Bestellungen landen als E-Mail mit PDF-Anhang im Postfach. Sie leiten sie an eine Adresse weiter — mehr braucht der Assistent nicht. Kein neues System, kein Portal, keine Erfassungsmaske.
Bestellungs-Assistent
Bestellungen: einmal weitergeleitet, überall verbucht
Eine Bestellung kommt als PDF per E-Mail — und löst eine Kette von Handarbeit aus: gegen das Angebot prüfen, im CRM erfassen, im SharePoint ablegen, Angebot und Opportunity schließen, den Auftragsbestand fortschreiben, die Umsetzung anstoßen. Der Bestellungs-Assistent übernimmt das: Sie leiten die Bestellung an eine Adresse weiter — den Rest erledigt er und meldet sich, wenn etwas nicht zum Angebot passt.
Der Unterschied
Was den Bestellungs-Assistenten besonders macht
Geprüft, bevor gebucht wird
Der Assistent gleicht die Bestellung mit dem Angebot ab — Positionen, Preise, Konditionen. Passt alles, läuft sie durch; bei Abweichungen meldet er den Unterschied, statt ihn durchzuwinken.
Alle Systeme bleiben gepflegt
CRM, Ablage, Auftragsbestand, Forecast: Die Bestellung wird überall dort nachgezogen, wo sie hingehört — auch dort, wo es im Tagesgeschäft gern liegen bleibt.
So funktioniert es
Von der Bestellung im Postfach zum verbuchten Auftrag
- 1
Bestellung weiterleiten
Die Bestellung kommt als E-Mail mit PDF. Sie leiten sie an die Adresse des Assistenten weiter — das ist der einzige manuelle Schritt.
- 2
Gegen das Angebot prüfen
Der Assistent findet das zugehörige Angebot und gleicht Positionen, Preise und Konditionen ab. Bei Abweichungen informiert er den Verantwortlichen und bereitet die Rückfrage an den Kunden vor.
- 3
Erfassen und ablegen
Die Bestellung wird im CRM zum Angebot angelegt und die E-Mail dort nachverfolgt, Angebot und Opportunity werden geschlossen, das PDF landet in der Ablage direkt beim Angebot.
- 4
Verbuchen und anstoßen
Der Auftragsbestand wird fortgeschrieben — abgegrenzt auf das richtige Jahr für den Umsatz-Forecast. Die Umsetzung wird als Aufgabe angestoßen, die Bestellbestätigung an den Kunden liegt als Entwurf bereit.
Das Ergebnis
Ein Auftragseingang ohne offene Enden
Gepflegtes CRM
Bestellung angelegt, dem Angebot zugeordnet, Opportunity geschlossen — der Vertriebsstand stimmt.
Auffindbare Ablage
Das Bestell-PDF liegt dort, wo das Angebot liegt — einheitlich und wiederauffindbar.
Aktueller Auftragsbestand
Jede Bestellung ist erfasst und dem richtigen Jahr zugeordnet — der Umsatz-Forecast stimmt.
Abweichungen gemeldet
Wenn Bestellung und Angebot nicht zusammenpassen, bekommt der Verantwortliche den Unterschied gemeldet — bevor gebucht wird.
Umsetzung angestoßen
Die Verantwortlichen erfahren, dass geliefert werden kann — als Aufgabe oder Nachricht, ohne Zuruf.
Bestellbestätigung vorbereitet
Die Bestätigung an den Kunden liegt als Entwurf bereit — Sie geben frei, der Assistent versendet.
Vertrauen & Datenschutz
Ihre Systeme, Ihre Freigaben
In Ihrer Umgebung
CRM, SharePoint, Microsoft 365: Der Assistent arbeitet in Ihren Systemen — Bestellung und Angebot bleiben im Haus.
Freigabe, wo es zählt
Alles, was zum Kunden geht — Rückfrage wie Bestellbestätigung — liegt als Entwurf zur Freigabe bereit. Nichts geht ungesehen raus.
Lückenlos nachvollziehbar
Jeder Schritt ist dokumentiert — was geprüft, wo abgelegt, was gebucht wurde.
Kosten
Nur was Sie wirklich nutzen
Abgerechnet wird nach tatsächlichem Verbrauch — pro verarbeiteter Bestellung, nicht pro Arbeitsplatz. Keine Lizenz pro Kopf, keine Grundgebühr fürs Stillstehen.
Sollen wir es an Ihren Bestellungen zeigen?
Wir richten den Bestellungs-Assistenten in Ihrer Umgebung ein und zeigen den Nutzen an echten Bestellungen.
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