Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzhinweise. Mit diesem Dokument informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten. Ferner werden Sie mittels dieser Datenschutzhinweise über die Ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt. Diese Hinweise gelten für alle Websites, Anwendungen, Dienste oder Tools der Data Assessment Solutions GmbH (zusammenfassend „Services“), in denen hierauf Datenschutzhinweise Bezug genommen wird, unabhängig davon, wie Sie diese Services aufrufen oder verwenden, einschließlich des Zugriffs über Mobilgeräte.

Personen unter 16 Jahren ist die Nutzung dieser Website unter Einwilligung in die Speicherung von Cookies nach Art. 8 DSGVO nicht gestattet, solange keine rechtswirksame Zustimmung der gesetzlichen Vertreter zur Einwilligung in die Datenverarbeitung vorliegt. Gleiches gilt für die Nutzung unserer Kontakt- und Anmeldeformulare durch unter 16-Jährige. Darüber hinaus machen wir darauf aufmerksam, dass unser Angebot sich ausschließlich an Geschäftskunden richtet.

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die Data Assessment Solutions GmbH, Misburger Str. 81b, 30625 Hannover, Tel.: +49 511 47402330, E-Mail: , Website: www.data-assessment.com. Datenschutzbeauftragter des Unternehmens ist Dr. Stephan Glaschak (E-Mail: ).

Begriffsdefinition

Personenbezogene Daten sind Angaben über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person. Eine bestimmbare natürliche Person ist eine Person, die direkt oder indirekt anhand eines Merkmals identifiziert werden kann. Als Merkmal können ein Name, eine Identifikationsnummer, Standortdaten oder ein Online-Identifier dienen oder spezifische Informationen zur physischen, physiologischen, genetischen, mentalen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person. Nicht als personenbezogene Daten gelten Daten, die anonymisiert oder zusammengefasst („aggregiert“) sind und nicht mehr zur Identifizierung einer bestimmten natürlichen Person verwendet werden können, gleich, ob in Kombination mit anderen Daten oder auf andere Weise.

Website

Die Nutzung unserer Webseite ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Mit jedem Aufruf einer Webseite werden von unserem Internet Service Provider aber eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen erfasst, die in den Logfiles des Webservers temporär gespeichert werden. Erfasst werden können z. B. die verwendeten Browsertypen und Versionen, das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, die Webseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Webseite gelangt (sogenannte Referrer), die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Webseite angesteuert werden, das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Webseite, eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems und sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.

Bei der Verarbeitung dieser allgemeinen Daten und Informationen werden keine Rückschlüsse auf die betroffene Person gezogen. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um die Inhalte unserer Webseite korrekt auszuliefern sowie um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

Unsere Website wird auf Microsoft Azure gehostet (Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Die genannten Logdaten fallen dabei bei Microsoft als unserem Auftragsverarbeiter an; die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Produkte

Die Data Assessment Solutions GmbH ist ein deutscher Anbieter von Softwarelösungen und verbundenen Dienstleistungen für die Automatisierung von Backoffice-Aufgaben. Unsere Lösungen — etwa Assistenten für Meetings, Rechnungseingang, Bestellungen oder Abwesenheiten — übernehmen wiederkehrende Vorgänge in den bestehenden Systemen unserer Kunden, insbesondere in Microsoft 365 (z. B. Outlook, Teams, SharePoint) und angebundenen Fachsystemen.

Die Lösungen werden für den jeweiligen Kunden eingerichtet und arbeiten in dessen IT-Umgebung. Die dabei verarbeiteten Daten (z. B. E-Mails, Dokumente, Termine, Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte) verbleiben grundsätzlich in den führenden Systemen des Kunden und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Der Kunde ist der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der von ihm eingesetzten Lösungen verarbeitet werden (z. B. Daten seiner Mitarbeitenden und Geschäftspartner). Es obliegt dem Kunden, eventuell notwendige Einwilligungserklärungen Betroffener einzuholen und sie über ihre datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten zu unterrichten.

Soweit wir bei Einrichtung, Betrieb, Wartung oder Support im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten dabei ausschließlich diejenigen Daten, die für die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich sind; Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für unsere Skill- und Ressourcenmanagement-Lösung decídalo informieren wir in eigenen Datenschutzhinweisen auf der decídalo-Website (www.decidalo.com).

Kontaktformular, E-Mail-Anfragen

Wenn Sie uns per Kontaktformular auf unserer Website bzw. per E-Mail oder auf sonstige Weise Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Angaben durch Sie erfolgen stets auf freiwilliger Basis. Ihre Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist daher nicht möglich.

Zur Abwehr von automatisierten und missbräuchlichen Eingaben (SPAM) prüfen wir Formulareingaben mit dem Dienst Cloudflare Turnstile (siehe Abschnitt „Cloudflare Turnstile“); dabei wird auch Ihre IP-Adresse verarbeitet. Der technische Versand Ihrer Anfrage an unser Postfach erfolgt über Microsoft Azure Communication Services (Microsoft Ireland Operations Ltd.) als weisungsgebundenen Auftragsverarbeiter. Eine Speicherung Ihrer Anfrage in einer Datenbank erfolgt nicht; die Daten werden ausschließlich als E-Mail an uns übermittelt und dort zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Anmeldung zu Veranstaltungen

Für einzelne Veranstaltungen bieten wir auf unserer Website Anmeldeformulare an. Die dort angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen sowie optionale Angaben) verarbeiten wir ausschließlich zur Organisation und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung. Ihre Anmeldung wird per E-Mail an unser Organisationsteam übermittelt und Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail; eine Speicherung in einer Datenbank erfolgt nicht. Der technische Versand erfolgt ebenfalls über Microsoft Azure Communication Services.

Zur Abwehr automatisierter Eingaben setzen wir ein für Menschen nicht sichtbares Formularfeld sowie eine Begrenzung der Anfragen pro IP-Adresse ein; hierzu wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Kunden

Im Rahmen eines bestehenden Vertrags verwenden wir personenbezogene Daten darüber hinaus, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen und um Ihnen unsere Services zur Verfügung zu stellen, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Dies umfasst z. B. die Zahlungsabwicklung und Kontoverwaltung, den Betrieb, die Beurteilung und Verbesserung unserer Services, die Absicherung und Funktionsfähigkeit unserer Services, die Kontaktaufnahme mit Ihnen im Rahmen der Vertragsdurchführung oder sonstige Maßnahmen im Rahmen des Kundenservice. Wir können Sie aus diesen Gründen per E-Mail, Telefon oder Post kontaktieren.

Bewerbungsverfahren

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerber*innen für die Abwicklung von Bewerbungsverfahren. Die Verarbeitung geschieht i. d. R. auf elektronischem Wege, z. B. wenn jemand Bewerbungsunterlagen per E-Mail an uns übermittelt. Schließen wir einen Anstellungsvertrag, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt ohne Ihre Einwilligung nur dann, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind bzw. wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist und unseren berechtigten Interessen dient, sofern Ihre Rechte und Freiheiten nicht überwiegen. Um unsere Interessen mit Ihren Rechten in Einklang zu bringen, haben wir entsprechende Kontrollmechanismen eingeführt. Wir können Ihre personenbezogenen Daten dabei an folgende Dritte und für folgende Zwecke weitergeben:

Externe Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten weiter an externe Serviceanbieter, die uns in unserem Geschäftsbetrieb unterstützen, technische, vertriebliche, finanzielle oder logistische Dienstleistungen für uns erbringen oder uns bei der Verhinderung, Erkennung, Eindämmung und Untersuchung von möglicherweise rechtswidrigen Handlungen, bei der Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, der Durchsetzung unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, bei der Verteidigung rechtlicher Ansprüche, Rechnungsinkasso, Partner- und Prämienprogrammen und anderen Geschäftsvorgängen unterstützen.

Wenn wir personenbezogene Daten an externe Anbieter weitergeben, geschieht dies einzig auf Basis einer Vereinbarung, die die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten durch den externen Anbieter auf die Zwecke beschränkt, die zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen uns gegenüber erforderlich sind. Dabei wird der externe Anbieter dazu verpflichtet, im Hinblick auf diese Daten angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen. Externe Anbieter sind in keiner Weise berechtigt, personenbezogene Daten weiterzugeben.

Staatliche Stellen

Wir geben personenbezogene Daten weiter an Strafverfolgungsbehörden, staatliche Stellen oder gesetzlich autorisierte Dritte aufgrund eines Auskunftsersuchens oder im Zusammenhang mit einem Ermittlungsverfahren oder dem Verdacht auf eine Straftat, eine rechtswidrige Handlung oder eine andere Handlung, aus der sich für uns, Sie oder andere Nutzer*innen eine rechtliche Haftung ergeben kann. In solchen Fällen werden wir nur die für die Untersuchung oder das Auskunftsersuchen nach unserer Einschätzung relevanten Daten offenlegen, wie z. B. Name, Ort, Postleitzahl, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.

Übermittlung an Drittländer

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in einem Drittland durch uns oder in unserem Auftrag findet nur im gesetzlich und vertraglich erlaubten Rahmen sowie bei Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO statt. D. h. die Verarbeitung erfolgt dann z. B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder unter Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannter „Standardvertragsklauseln der EU-Kommission“), gestützt durch eine individuelle Risikoabschätzung.

Rechtsnachfolger, Konzerngesellschaften

Im Falle einer Fusion mit einem anderen Unternehmen oder einer Übernahme durch ein anderes Unternehmen können wir gemäß unseren Datenschutzgrundsätzen Informationen an dieses Unternehmen weitergeben. Wenn ein solches Ereignis eintreten sollte, werden wir von dem neuen zusammengeschlossenen Unternehmen die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorschriften in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten verlangen. Sollten Ihre personenbezogenen Daten zu irgendwelchen nicht in diesem Dokument genannten Zwecken erhoben, genutzt, weitergegeben oder gespeichert werden, werden Sie im Voraus über die Verarbeitung Ihrer Daten zu diesen neuen Zwecken informiert.

Die Speicherung von personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Fristablauf werden die entsprechenden Daten gelöscht, sofern a) die Daten nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind und b) Sie nicht explizit einer verlängerten Aufbewahrungsfrist zugestimmt haben und c) einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen unseres Unternehmens entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne könnte beispielsweise durch eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bei Bewerbungsverfahren begründet sein.

Cookies

Diese Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen.

Soweit Cookies gesetzt werden, handelt es sich ausschließlich um technisch erforderliche Cookies, um den technischen Betrieb und grundlegende Funktionen unserer Website sicherzustellen. Die Rechtsgrundlage zur Verwendung technisch erforderlicher Cookies beruht auf unserem berechtigten Interesse am technisch einwandfreien Betrieb und an der reibungslosen Funktionalität unserer Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Statistik- oder Marketing-Cookies sowie ein Tracking zu Werbezwecken setzen wir nicht ein.

Sie können die Setzung von Cookies durch unsere und andere Internetseiten jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können Sie bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme löschen. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website ggf. eingeschränkt sein.

Cloudflare Turnstile

Zum Schutz unseres Kontaktformulars vor automatisierten und missbräuchlichen Eingaben (Bots, SPAM) setzen wir den Dienst „Turnstile“ der Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) ein. Turnstile prüft, ob eine Eingabe durch einen Menschen erfolgt. Dabei werden technische Informationen Ihres Browsers sowie Ihre IP-Adresse an Cloudflare übermittelt und dort ausgewertet. Nach Angaben des Anbieters ist Turnstile datensparsam ausgelegt und verzichtet auf das Setzen von Cookies zu Tracking-Zwecken; eine Nutzung der Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, unsere Website vor Missbrauch und SPAM zu schützen, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cloudflare unter https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.

Unsere Lösungen nutzen KI-Modelle, um Inhalte wie E-Mails, Dokumente oder Gesprächsaufzeichnungen auszuwerten — etwa um Rechnungsdaten auszulesen, Besprechungen zusammenzufassen oder Vorgänge einzuordnen. In diesem Abschnitt erläutern wir, welche datenschutzrechtlichen Aspekte dabei berücksichtigt werden.

Datenverarbeitung und -übermittlung

Welche KI-Dienste zum Einsatz kommen, wird mit dem jeweiligen Kunden vertraglich vereinbart. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich über KI-Dienste, die der Kunde selbst kontrolliert oder beauftragt hat — etwa Azure OpenAI Services im Azure-Tenant des Kunden oder die im Unternehmen des Kunden eingesetzten KI-Assistenten. Eingaben und Ausgaben werden ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Funktionen verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben.

Keine Nutzung für Modell-Training

Die eingesetzten KI-Dienste werden so ausgewählt und konfiguriert, dass Eingaben (z. B. Dokumente und Texte) und Ausgaben (KI-Ergebnisse) nicht zum Training der zugrunde liegenden Modelle verwendet werden. Bei Azure OpenAI Services garantiert Microsoft, dass Kundeneingaben und KI-Ausgaben weder für andere Kunden noch für OpenAI verfügbar sind und nicht zur Verbesserung der Modelle verwendet werden.

Weitere Informationen zu Datenschutzfragen im Zusammenhang mit der Nutzung von Azure OpenAI Services stellt Microsoft auf den folgenden Seiten zur Verfügung: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/ai-services/openai/faq sowie https://learn.microsoft.com/de-de/legal/cognitive-services/openai/data-privacy.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Soweit wir personenbezogene Daten in diesem Zusammenhang im Auftrag des Kunden verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO; im Übrigen ist Rechtsgrundlage die Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die im Rahmen seiner Abläufe verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Betroffenenrechte

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit KI-Funktionen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Weitere Informationen zu Ihren Rechten finden Sie in unserem allgemeinen Abschnitt „Welche Wahlmöglichkeiten und Rechte haben Sie“ in Punkt 7 dieser Datenschutzhinweise.

Rechtsgrundlage

Sofern die Rechtsgrundlage nicht explizit im Einzelfall genannt wird, gilt Folgendes: Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Rechte

Sie haben nach Art. 15 DSGVO zudem das Recht auf Auskunft über Art, Umfang und Zweck der gespeicherten personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG. Kontaktieren Sie uns über die eingangs angegebenen Kontaktmöglichkeiten, wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen möchten. Auf Ihren Antrag hin werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, insofern dies im Rahmen Ihres Vertragsverhältnisses und in Übereinstimmung mit anwendbarem Recht möglich ist.

Auswirkungen

Wenn Sie uns dazu auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ganz oder teilweise einzustellen oder Sie Ihre Einwilligung (sofern zutreffend) zur Nutzung oder Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken, die in diesen Datenschutzhinweisen aufgeführt sind, widerrufen, sind wir möglicherweise nicht mehr in der Lage, Ihnen alle Services zur Verfügung zu stellen. Bitte beachten Sie, dass Sie dies nicht automatisch von Zahlungsverpflichtungen aus bestehenden Verträgen entbindet.

Ihre personenbezogenen Daten werden durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen geschützt, um Risiken im Zusammenhang mit deren Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff sowie unberechtigter Weitergabe und Änderung zu minimieren. Hierzu setzen wir beispielsweise Firewalls und Datenverschlüsselung ein, aber auch physische Zugangsbeschränkungen für unsere Datenverarbeitungseinrichtungen und Berechtigungskontrollen für den Datenzugriff. Subunternehmer sind auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO verpflichtet.

Weitere Informationen stellen wir Ihnen auf Anfrage gern zur Verfügung.

Diese Datenschutzhinweise können von uns jederzeit angepasst werden, indem wir die geänderte Fassung auf dieser Website veröffentlichen. Bei weiteren Fragen stehen wir gern zur Verfügung.