Der Ablauf bleibt, wie er ist
Die Meldung kommt per E-Mail, die Freigabe des Teamleiters kommt per E-Mail — so, wie es in den meisten Firmen heute schon läuft. Niemand muss ein neues Tool lernen, es gibt kein Self-Service-Portal.
Abwesenheits-Assistent
Urlaub und Krankmeldung: einmal gemeldet, überall eingetragen
Urlaubsanträge und Krankmeldungen kommen per E-Mail — und dann beginnt die Handarbeit: in den Ressourcenplan eintragen, den Kalender pflegen, die Abwesenheitsnotiz setzen, das Steuerbüro informieren. Der Abwesenheits-Assistent übernimmt das: Er nimmt die Meldungen entgegen, holt beim Urlaub die Freigabe des Teamleiters per E-Mail ein und warnt ihn, wenn sich Abwesenheiten im Team überschneiden. Genehmigte Abwesenheiten trägt er überall ein.
Der Unterschied
Was den Abwesenheits-Assistenten besonders macht
Überschneidungen fallen vorher auf
Eigentlich sollte der Teamleiter prüfen, wer parallel abwesend ist — im Alltag passiert das selten und rächt sich immer wieder. Der Assistent prüft jede Anfrage gegen die geplanten Abwesenheiten im Team und warnt den Teamleiter direkt in der Genehmigungsanfrage.
Kein System wird vergessen
Eine Abwesenheit gehört in den Ressourcenplan, in den Outlook-Kalender und in die Abwesenheitsnotiz — Krankheitszeiten zusätzlich ans Steuerbüro. Der Assistent trägt überall ein; nichts bleibt liegen.
So funktioniert es
Von der Meldung zur eingetragenen Abwesenheit
- 1
Meldung entgegennehmen
Urlaubsantrag oder Krankmeldung kommt per E-Mail — an eine zentrale Adresse oder wie gewohnt an den Teamleiter.
- 2
Prüfen und Freigabe einholen
Beim Urlaub prüft der Assistent auf Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten und schickt dem Teamleiter die Genehmigungsanfrage per E-Mail — mit Warnung und Empfehlung, wenn es eng wird. Die Entscheidung bleibt beim Teamleiter.
- 3
In Plan und Kalender eintragen
Die genehmigte Abwesenheit landet im Ressourcenplan und im Outlook-Kalender — sichtbar für alle, die planen.
- 4
Notiz setzen und melden
Die E-Mail-Abwesenheitsnotiz wird eingestellt; Krankheitszeiten meldet der Assistent ans Steuerbüro.
Das Ergebnis
Abwesenheiten, auf die sich alle verlassen können
Aktueller Ressourcenplan
Jede genehmigte Abwesenheit ist eingetragen — wer wann fehlt, steht an einem Ort.
Gepflegte Outlook-Kalender
Abwesenheiten stehen im Kalender — sichtbar für alle, die Termine und Einsätze planen.
Abwesenheitsnotiz gesetzt
Die E-Mail-Abwesenheitsmeldung ist eingestellt, bevor der erste Tag beginnt.
Steuerbüro informiert
Krankheitszeiten werden gemeldet, ohne dass jemand daran denken muss.
Resturlaub immer aktuell
Wie viele Urlaubstage jeder noch hat, steht jederzeit aktuell bereit — ohne Nachrechnen.
Rechtzeitig gewarnt
Je nach Ihrer Regelung zur Mitnahme ins nächste Jahr verschickt der Assistent rechtzeitig Hinweise und Warnungen — damit Urlaub rechtzeitig genommen wird und nicht verfällt.
Vertrauen & Datenschutz
Sensibel behandelt, klar geregelt
Krankmeldungen sieht nicht jeder
Gesundheitsbezogene Meldungen sind sensibel. Sie bleiben in Ihrem Microsoft-365-Umfeld, und es sieht sie nur, wer sie sehen muss.
Der Mensch entscheidet
Urlaub genehmigt der Teamleiter, nicht die KI. Der Assistent prüft, warnt und bereitet vor — die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Lückenlos nachvollziehbar
Jede Meldung, Freigabe und Eintragung ist dokumentiert — wer was wann gemeldet und genehmigt hat.
Kosten
Nur was Sie wirklich nutzen
Abgerechnet wird nach tatsächlichem Verbrauch — pro bearbeiteter Meldung, nicht pro Arbeitsplatz. Keine Lizenz pro Kopf, keine Grundgebühr fürs Stillstehen.
Sollen wir es an Ihren Abwesenheiten zeigen?
Wir richten den Abwesenheits-Assistenten in Ihrer Umgebung ein und zeigen den Nutzen an echten Meldungen.
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