Skills- und CV-Management bei Computacenter

Führender europäischer IT-Dienstleister migriert zu decídalo

Success Story

Der IT-Dienstleister Computacenter war mit einer Eigenentwicklung zur Verwaltung der Skills und CVs seiner Mitarbeiter an Grenzen gestoßen. Das nahm das Unternehmen zum Anlass, die Altanwendung durch die Standardsoftware decídalo zu ersetzen. Nach deren erfolgreicher Implementierung in Deutschland plant Computacenter bereits die nächsten Schritte.

Als Europas führender herstellerunabhängiger IT-Dienstleister deckt Computacenter ein breites Skill-Spektrum ab. Um die vorhandenen Fähigkeiten effizient für Kundenprojekte zu nutzen, gibt es bei dem Unternehmen seit langem ein professionelles Ressourcenmanagement mit dedizierten Ressourcenmanagern.

Dessen zentrale Aufgabe ist die Besetzung von Kundenprojekten mit geeigneten Mitarbeitern. Dabei ist es oft nötig, die Eignung der Kandidaten gegenüber dem Kunden nachzuweisen. Hierfür werden Mitarbeiterprofile, sogenannte CVs, als PDF-Dokumente erzeugt. In der Vergangenheit gab es – historisch gewachsen – verschiedene Quellen für Skills, Zertifizierungen, Projekterfahrungen und Fortbildungen. Für die Generierung von CVs wurden die Daten in einem selbstentwickelten Tool zusammengeführt.

Das Ressourcenmanagement konnte nach benötigten Skills suchen und CVs der gefundenen Kandidaten herunterladen. Grundlage für die Skill-Erfassung und Suche war ein umfangreicher, im Personalwirtschaftssystem SAP HCM hinterlegter Skill-Katalog.

Die Grenzen der Marke „Eigenbau”

Im Laufe der Zeit wurde es zunehmend schwieriger, die benötigte Datenqualität in dem alten Tool aufrechtzuerhalten. Die nicht mehr zeitgemäße Benutzeroberfläche und ein ausufernder Skill-Katalog führten dazu, dass Mitarbeiter ihre Profile außerhalb des Systems im Textverarbeitungsprogramm Word pflegten. Dies erschwerte die Arbeit des Ressourcenmanagements und beeinträchtigte die Qualität der CVs. Erhöhter manueller Aufwand und längere Bearbeitungszeiten waren die Folge.

Benötigte Verbesserungen und Erweiterungen wurden in der Eigenentwicklung nicht schnell genug umgesetzt, um parallele CV-Pflege in Word zu verhindern.

Entscheidung nach Machbarkeitsstudie

Da weitere Investitionen in die Eigenentwicklung nicht rentabel schienen, entschied man sich bei Computacenter, nach einer Standardlösung zu suchen. Aufgrund der klaren Fokussierung auf die IT-Service- und Consulting-Branche und der daraus resultierenden hohen Anforderungsabdeckung wurde decídalo von Data Assessment Solutions schnell als ein aussichtsreicher Kandidat identifiziert.

Im Rahmen eines Proof of Concept (PoC) wurde zunächst die Umsetzbarkeit der Anforderungen überprüft. Eine zentrale Zielsetzung für die neue Lösung war die Steigerung der CV-Qualität. Projektbeschreibungen sollten durch die Verwendung von Textbausteinen standardisiert werden. Des Weiteren sollten die Mitarbeiter rollenspezifische Vorschläge zur Vervollständigung ihres Skill-Profils erhalten. Beide Anforderungen wurden in dem PoC mit decídalo erfolgreich umgesetzt.

Natürlich sollten die Mitarbeiter ihre Profile in dem neuen System nicht erneut anlegen, sondern ihre Daten aus dem Altsystem wiederfinden. Hier konnte Data Assessment Solutions mit der Erfahrung aus vergleichbaren Migrationsprojekten bei internationalen IT-Dienstleistern überzeugen.

„Wir haben uns aufgrund der Flexibilität sowie der Geschwindigkeit für decídalo entschieden. Die Applikation überzeugt uns vor allem durch die hohe, kundenspezifische CV-Qualität.” So fasst ein Mitglied des Projektteams für die Tool-Auswahl die Entscheidung zusammen.

In vier Monaten vom Piloten zum Produktivstart

Im Februar 2017 wurde Data Assessment Solutions mit der Einführung von decídalo bei Computacenter beauftragt. Im Rahmen der Datenmigration wurde der Skill-Katalog deutlich verschlankt und in eine übersichtliche Struktur transformiert. Über Schnittstellen wurde das SAP-Personalsystem angebunden, um Benutzer- Stammdaten zu importieren. Berechtigungskonzepte, Workflows, E-Mail-Benachrichtigungen und Reports wurden eingerichtet und die im Rahmen der decídalo-Einführung neu gestalteten CV-Templates umgesetzt.

Im Juni 2017 ging die Lösung als Software-as-a-Service in den Betrieb, zunächst für eine Pilotgruppe. Mit Hilfe von deren Feedback wurde das System optimiert; parallel wurde der Roll-out vorbereitet. Ein Support-Prozess wurde etabliert, in dem 1st- und 2nd-Level-Support durch Computacenter und 3rd-Level-Support durch Data Assessment Solutions übernommen werden. Zur Schulung der Mitarbeiter fertigte Computacenter Schulungsvideos an. Im Oktober 2017 erfolgte der Rollout für 2.500 User in Deutschland.

Verbesserung auf ganzer Linie

Das Feedback war vom ersten Tag an durchweg positiv. Hervorgehoben wird die intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche. Der Zeitaufwand für Mitarbeiter und Ressourcenmanager war deutlich zurückgegangen. Besonderes Lob erhielten die effiziente Suchfunktion und die einfache Anpassbarkeit von CVs zum Export.

„decídalo ermöglicht es uns, unsere CVs qualitativ sehr hochwertig zu gestalten und das Know-how unserer Mitarbeiter bestmöglich zu vermarkten”, beschreibt Maik Ströber, Regional Teamleader Personal Systems und Projektleiter für die decídalo-Einführung, den entscheidenden Mehrwert der Lösung. Die effiziente Vermarktung von Kompetenz ist der Kern des IT-Service- und Beratungsgeschäfts.

Schnelles Finden der richtigen Experten und überzeugende Darstellung ihrer Fähigkeiten sind kritische Erfolgsfaktoren. Mit decídalo erreicht Computacenter hier beeindruckende Zahlen. Seit der Einführung werden jeden Monat durchschnittlich 1.300 CVs generiert.

Ausblick

Aufgrund des Erfolgs in Deutschland plant Computacenter den internationalen Roll-out von decídalo. Auch die Verknüpfung mit weiteren Geschäftsprozessen ist in Vorbereitung.

Über Computacenter

Die britische Computacenter PLC ist Europas führender herstellerübergreifender Dienstleister für eine Informationstechnologie, die Anwender und deren Geschäft erfolgreich macht. Das Unternehmen berät Organisationen hinsichtlich ihrer IT-Strategie, implementiert die am besten geeigneten Technologien, optimiert ihre Performance oder managt die IT-Infrastruktur seiner Kunden. Computacenter unterstützt CIOs und IT-Abteilungen in großen Unternehmen und Behörden dabei, die Produktivität sowie den Wert der IT für ihre internen und externen Kunden zu erhöhen. Im Jahr 2017 erwirtschaftete Computacenter mit rund 15.000 Beschäftigten einen Umsatz von 3,8 Milliarden Pfund. In Deutschland beschäftigt Computacenter rund 6.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erzielte 2017 einen Umsatz von 1,97 Milliarden Euro.